Wie Beekeeper bei Liechti AG dafür sorgt, dass wirklich jeder vom Grillfest erfährt

«Angefangen hat das ganze Beekeeper-Thema eigentlich mit der Suche nach einer Lösung für die interne Kommunikation, um wegzukommen von der sogenannten „Zäddeliwirtschaft“. Ein weiterer Aspekt war die Überwindung der Sprachbarrieren, da wir doch einige Arbeitnehmer mit verschiedenen Nationalitäten beschäftigen. Zudem soll Beekeeper dazu beitragen, dass keine Ausreden wie „das habe ich nicht mitbekommen“ mehr gelten.

Auch der Datenschutz ein sehr wichtiges und aktuelles Thema, genauso wie die Digitalisierung. Zwei Mitglieder unserer Geschäftsleitung kannten Beekeeper von einer anderen Unternehmung und fanden es eine gute Sache. Die App dient zur effizienten Kommunikation, zur Ablage von Dokumenten oder zur Erstellung eines Antrags (z.B. Ferienantrag). Zugleich bietet sich auch die Möglichkeit, Inputs, Ideen oder Anregungen von Seiten der Arbeitnehmenden direkt an ihre Vorgesetzten, die Geschäftsführung oder auch an Arbeitskollegen effizient weiterzuleiten.

Das Kennenlernen und der Start

In der zweiten Hälfte des letzten Jahres begann dann der Kennenlern-Prozess mit Beekeeper. Uns (der gesamten Geschäftsleitung) wurde das Programm bei uns im Firmensitz in Mönchaltorf vorgestellt. Kurz darauf haben wir uns für Beekeeper entschieden. Anschliessend haben wir zwei Mitglieder der Geschäftsleitung ausgewählt, die sich um die Einführung kümmerten (Christian Roost – Leiter Abteilung Gartenbau und IT-Kenner sowie Sabrina Rhyner-Liechti – Leiterin Administration).

Der Weg bis zum Roll-Out Anfangs März 2024 verlief intensiv, aber positiv. Es gab einige «Baustellen», deren Behebung sehr zeitaufwändig war, sich aber schlussendlich ausbezahlt hat. In der Zeit vom Start bis zum Roll-Out waren wir von einer Partnerfirma von Beekeeper, genannt «Kommunikationshelden», sehr gut betreut. Wir hatten vier bis fünf Videocalls, auf die wir uns mit Modulen vorbereiten mussten. Die Module wurden mit viel erklärendem Videomaterial gefüllt, was die Vorbereitung um einiges erleichtert hat.

Der Roll-Out und die heutige Nutzung

Am 8. März 2024 ging der Roll-Out über die Bühne. Wir veranstalteten im Werkhof einen Info-Nachmittag mit anschliessendem Grillieren. Unterstützt wurden wir von zwei Dolmetscherinnen, die unsere Einführung und die Präsentation übersetzten. Das Feedback der Arbeitnehmenden war erfreulich. Einige waren anfangs etwas zögerlich, tauten aber dann schnell auf. Anderen mussten wir nochmals etwas detaillierter erklären, wie die App funktioniert, was sehr geschätzt wurde. Wir nahmen auch direkt vor Ort noch einige Änderungen und Anpassungen vor, um den Einstieg für die Mitarbeitenden zu optimieren.

Alle Mitarbeitende haben das App auf ihrem Handy installiert. Mittlerweile nutzen wir die Beekeeper-App für Folgendes:

• Informationsfluss seitens Geschäftsführung, Administration, Werkhof und Bauführung direkt zu allen oder auch gezielt zu einzelnen Arbeitnehmenden

• Ferien- und Freianträge erstellen

• Ablage diverser Baustellenpläne und Fotos mit direktem Zugriff durch alle Parteien

• Dokumentenablage zu Arbeitssicherheit, Firmenorganisation, Schulungen, etc. mit direktem Zugriff für alle Parteien

• Ausbildungsunterlagen und Informationen für Auszubildende mit Zugriff für die beteiligten Auszubildenden und Betreuer

• Aufgabenerstellung für einzelne Mitarbeiter, welche bis zu einem gewissen Datum erledigt sein müssen (z.B. Ein Lieferwagen muss an Datum X in den Service und derjenige Vorarbeiter muss sein Fahrzeug bis dann ausgeräumt und bereitgestellt haben)

• Kommunikation durch Chats mit einzelnen Personen oder in Gruppenchats

• Kampagnen / Mitteilungen mit Lesebestätigungen (z.B. Eventeinladungen)

• Automatisierte Erinnerungen

Bei weiteren Fragen, kontaktieren Sie bitte Franziska Paukert, Partnerin bei cdg Beratungen.