Projektmanagementtool bei Pfaller

Als Malergeschäft die Übersicht behalten

Wenn ein Unternehmen wächst, hat dies viele positive Seiten: Mehr Aufträge, eine grössere Kundenbasis und die Möglichkeit, mehr Mitarbeitende einzustellen. Jedoch geht in der Euphorie um Wachstum oft vergessen, dass auch die Projektstruktur mitwachsen muss. Ohne eine gute Organisation besteht die Gefahr, dass wichtige Details vergessen gehen und Notizen im Papierberg auf dem Schreibtisch versinken. Viele KMU wenden sich an uns, wenn ihr Projektmanagement auf Papier oder in Excelsheets nicht mehr ausreicht. So auch Pfaller & Söhne, Spezialist für Malen, Gipsen, Boden und Tapeten.

Christian Pfaller, Inhaber des Malergeschäfts Pfaller & Söhne, wandte sich an cdg Beratungen, weil er stets den Überblick über alle anstehenden Schritte seiner zahlreichen Projekte haben will. Gemeinsam mit Pfaller sammelte cdg Beratungen die Anforderungen an das Projetmanagementtool, evaluierte verschiedene Möglichkeiten und fand eine optimale Lösung.

Überblick schaffen

Schnell war klar, dass Übersicht das A und O ist. Daher werden in einem einzigen Dashboard alle wichtigen Daten dargestellt. Es ist sichtbar, welche Aufgaben in weniger als zehn Tagen fällig sind. Damit kann über alle Projekte hinweg die Einhaltung von Deadlines unterstützt werden. Zudem sind die Aufgabenlisten der einzelnen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter integriert. So ist auf einen Blick klar, wer welche nächsten Aufgaben hat.

Dashboard

Projektpläne: Standardisiert, aber anpassbar

Um die Projekte planen zu können, wurde eine Projektvorlage aufgestellt. Diese basiert auf dem Ablauf eines normalen Projektes. So geht garantiert keine Teilaufgabe oder Pendenz vergessen. Weil jedes Projekt anders ist, kann der Projektplan nach Bedarf angepasst werden. Aufgaben können ergänzt oder weggelassen werden, wenn das Projekt vom Standardablauf abweicht. Die einzelnen Schritte werden bei jedem Projekt auf die spezifischen Fälligkeitsdaten angepasst. So kann der Überblick über Fälligkeiten und nächsten Schritte behalten werden. Die Aufgaben werden einzelnen Mitarbeitenden zugeteilt. Damit ist immer klar, wer zuständig ist und Verantwortlichkeiten sind festgelegt.

Projektvorlage

Gute Erfahrungen beim Praxistest

cdg Beratungen empfahl Pfaller & Söhne nach der Evaluation verschiedener Tools Smartsheet. Es deckt alle Bedürfnisse ab und ist einfach zu bedienen. Je nach Projekten und Arbeitsweisen können auch andere Tools geeignet sein. Empfehlenswert sind beispielsweise Monday.com, Factro oder Asana. Seit rund zwei Monaten arbeitet Christian Pfaller nun mit Smartsheet, um den Überblick über alle Projekte zu behalten. Das Tool bewährt sich im Praxistest: «Wir haben sehr gute Erfahrungen gemacht. Es ist wesentlich einfacher geworden, alle Aufgaben im Blick zu behalten! cdg Beratungen unterstützt mich weiterhin, damit wir das Tool optimal nutzen und auf unsere Bedürfnisse anpassen können», sagt Pfaller. Wenn auch Sie den Überblick über Ihre Projekte (zurück-)gewinnen möchten, rufen Sie uns für ein unverbindliches Gespräch unter 044 886 21 41 an!

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