Virtuelle Personalführung in Zeiten von Corona

Homeoffice-Arbeiten erledigen bereits viele und Sitzungen via Konferenz-schaltung kennen auch die meisten von uns. Jetzt gehen wir einen Schritt weiter, weil wir müssen!

Die «virtuelle Führung» beginnt bei jeder Führungsperson als Erstes im Kopf. Grundsätzliches Vertrauen in die Mitarbeitenden erleichtert uns den Alltag und lässt uns zuversichtlich in die neue «veränderte» Berufswelt starten. Trotz grundsätzlichem Vertrauen, es geht nicht ohne Kontrolle! Was wir unter dem Begriff «virtuelle Führung» verstehen und was es beinhaltet, möchten wir im Nachfolgenden kurz beschreiben.

Grundvoraussetzung, das Fundament, ist, wir kennen die Situation der einzelnen Mitarbeitenden.

  • Infrastruktur; wie gut sind die Mitarbeitenden ausgerüstet; Laptop, PC, Headset, Tastatur usw. vorhanden
  • Betreuung Kinder; ist geregelt oder wir wissen um die familiäre Situation der Einzelnen
  • Arbeitsplatz; ist ein geschlossener Raum vorhanden, kann man sich gut zurückziehen und in Ruhe arbeiten, oder man muss damit rechnen, dass Kinder in die Videokonferenz platzen (Letzteres macht das Ganze persönlicher und ist nicht schlimm)
  • Tagesstrukturen; wie gut gehen die Mitarbeitenden damit um, fällt es ihnen leicht, den neuen, anderen Tagesablauf einzuhalten, oder brauchen sie in irgendeiner Form Unterstützung


Interaktionen einzeln und im Team organisieren und frühzeitig planen

  • Check-in; zu Beginn eines jeden Arbeitstages findet mit jedem einzelnen Mitarbeitenden eine kurze Videokonferenz statt. Austausch über Aufgaben und Projekte. Die Verantwortung liegt beim Mitarbeitenden.
  • Kontrolle und Zwischentermine am Arbeitstag bei Senior-Mitarbeitenden; Mitarbeitende, die schon länger im Betrieb sind und grundsätzlich im «normalen» Modus ihre Leistungen erbringen sowie zuverlässig arbeiten, benötigen in der Regel weniger Kontrolle im Homeoffice. Wichtig: immer Prioritäten festlegen, offen und klar kommunizieren, u.a. bei welchen Themen man einbezogen werden möchte (via Mail stets im CC oder auch bei Ad-hoc-Entscheidungsprozessen).
  • Kontrolle und Zusammenarbeit am Arbeitstag bei Junior-Mitarbeitenden; bei Mitarbeitenden, die als «lieferschwach» gelten, «Zwischenergebnisse» bereits beim Check-in vereinbaren und direkt eine Uhrzeit im Kalender notieren.
  • Check-out; mit allen Mitarbeitenden ein Check-out via Mail, Telefon oder erneuter Videokonferenz am Ende des Arbeitstages vereinbaren.
  • Teamsitzungen (grosse und kleine Teams); Wochensitzungen durchführen via Videokonferenz mindestens 1-mal pro Woche. Dies stärkt den Zusammenhalt und sichert den Informationsfluss. Ebenso erlaubt dieses Vorgehen, dass Führungskräfte spüren, wie es den Mitarbeitenden geht, auf Mimik, Gestik, Verhalten und Aussagen achten.
  • Operativer Koordinationsbedarf; mehrfacher oder sogar täglicher Austausch ist nötig und muss vereinbart werde, das heisst, der Mitarbeitende ist dafür zuständig, dass er sich an die Vorgaben der Führung hält. Grundsätzlich muss man Optionen offenhalten, bis man einen «übersichtlichen» Weg für das eigene Team gefunden hat.


Verfügbarkeit und Transparenz

  • Kommunikation; mittels klarer Kommunikation wird ersichtlich, welcher Mitarbeiter an welchem Tag arbeitet und über welchen Kanal er verfügbar ist (Videochats, Teams, Zoom, Whereby, Telefon usw.). Zentral dafür ist eine gute Planung des Kalenders. Dieser Kalender wird jeweils nach der Wochensitzung für die nächsten 2–4 Wochen im Voraus detailliert geplant. Ebenso werden die Frei- und Ferientage erfasst und mit allen Teammitgliedern im Kalender geteilt. Wichtig ist auch, dass die Mitarbeitenden sich darüber äussern dürfen, zu welchem Zeitpunkt sie nicht mehr gestört werden möchten. Der Homeoffice-Tag kann sonst sehr lang werden!
  • Kommunikationsverhalten vorleben; die Führungsperson ist dafür verantwortlich, die neue Situation vorzuleben. Eine Möglichkeit: Nicht immer anrufen, sondern via Chatfunktion nachfragen, wie der Stand der Projekte ist und ob man allenfalls telefonieren möchte und Zeit dafür hat (wir setzen das Grundvertrauen voraus, dass wir über ehrliche Mitarbeitende verfügen).


Social Distancing und deren Auswirkungen

  • Soziale Distanz; bedeutet nicht, dass man sich zurückziehen soll und nur noch für sich alleine verantwortlich ist. Es bedeutet vor allem, andere und kreative Wege zu finden, wie man sich austauschen und wie man sich «alleine» auch wieder besser fühlen kann.
  • Für die gute Stimmung; digitalen Kaffee oder 1-mal pro Woche, z.B. an einem Freitag, einen «virtuellen Apéro» mit dem Team oder dem Kernteam via Videokonferenz fest und verbindlich einplanen. Evtl. in der Küche, im Esszimmer (nicht im Büro oder am Schreibtisch). Dies gibt die Möglichkeit für einen Austausch über die vergangene Woche und was gut war und was einen nicht so erfreut hat. Achtung: Bewusst darauf achten, dass geschäftliche Themen nur am Rande angeschnitten werden.
  • Videotelefonie vermehrt nutzen; in Zeiten, in denen wir unsere Freunde und Familien nicht treffen, sind wir darauf angewiesen, neue, aber bereits erprobte Mittel anzuwenden. Die Videokonferenz ermöglicht es, dass wir uns mit mehreren Freunden gleichzeitig austauschen können.
  • Alle sitzen im selben Boot; Kinder können, sollen und dürfen ins Bild laufen. Egal ob dies während eines Apéros oder während einer Videokonferenz mit einem Kunden geschieht. Viele von uns haben Familien und ohne Kinderbetreuung und Schulen ist das nicht einfach zu handeln. Bloss nicht stressen lassen! Wenn man sich kurz um das Kind kümmern muss, dann ist das halt so.

Virtuelle und persönliche Führung unterscheidet sich nur in einem Punkt: DER DISTANZ.

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