Von jetzt auf gleich – wie IT meine Prozesse nachhaltig effizienter macht

Zürich (dad) – Nicht erst seit Covid-19 wissen wir, dass unsere Arbeitswelt sich digitalisiert. Doch erst jetzt akzeptieren Mitarbeiter und Unternehmer gleichermassen die Notwendigkeit, Prozesse effizienter zu machen. Und effizienter werden sie, wenn man IT richtig einsetzt. Wir sagen, was es zu beachten gilt, und geben Tipps zu konkreten Anwendungen.

Bei jeder IT-Anwendung gilt es, einige Grundregeln zu beachten:

  • Redundanzen: Schaffen Sie verschiedene Möglichkeiten, Dinge zu lösen – so sichern Sie Ausfälle über Ausweichrouten ab.
  • Stabile Technologien: Verwenden Sie erprobte Technologien – auch wenn sie nicht das Neueste vom Neuen sind.
  • Funktionalitäten sauber evaluieren: Evaluieren Sie vor dem Einsatz immer mehrere Tools, so stellen Sie sicher, dass Dinge zu Ihnen passen.
  • Saubere Administration: Stellen Sie sicher, dass Sie die Administration im Griff haben – Passwörter, Links usw. wollen sauber abgelegt sein.
  • Testen: Testen Sie jedes System und jede Anwendung ausgiebig, bevor diese in den operativen Betrieb überführt wird.

Nachfolgend stellen wir die relevantesten Anwendungen rund um die Unterstützung von generellen Arbeitsprozessen durch IT-Lösungen zusammen.

Kommunikation mit dezentral arbeitenden Menschen
Ob im Homeoffice oder auf unterschiedlichen Baustellen, Mitarbeitende sind vermehrt nicht mehr am gleichen Ort anzutreffen. Entsprechend gilt es, die mediale Kommunikation zu ermöglichen. Dazu bestehen unter anderem die folgenden – auf Nutzung innerhalb von Unternehmen ausgerichteten – Tools:

  • Microsoft Teams: In jedem Office-365-Paket enthalten bietet das Tool eine Chat- und Video­telefonie-Funktion primär für Personen innerhalb des Unternehmens. Einzelne Arbeitsgruppen können in sogenannten «Teams» Gruppenchats führen. Zudem ist das Tool direkt verknüpfbar mit Microsoft Outlook. Teams ist zudem auch als App für Android und Apple verfügbar. Weitere Informationen hier.
  • WhereBy: Das Tool ermöglicht Personen aus beliebigen Organisationen, online an Video­konferenzen teilzunehmen. Dafür ist ein angemeldeter Administrator nötig, welcher den sogenannten «Raum» zur Verfügung stellt. Dieser ist dann durch eine fixe Internetadresse (URL) erreichbar. Zudem sind Aufzeichnungen von Gesprächen sowie das Teilen von Bildschirmen möglich. Weitere Informationen hier.
  • Beekeeper: Als professionelles Tool für Personen, die nicht alle über eine E-Mail-Adresse und/oder einen fixen Arbeitsplatz verfügen, revolutioniert Beekeeper seit Jahren Firmen wie Hilton Hotels oder die Eberhard Gruppe. Weitere Informationen siehe hier oder alternativ hier.

Um eine optimale Gesprächsqualität zu ermöglichen, bieten sich USB-Headsets oder Konferenz-Speaker an. Einige bewährte Produkte:

Für Datenablagen bestehen eine Vielzahl von Cloud-Services wie Dropbox, Tresorit oder OneDrive, die in Rechenzentren gehostet werden. Weiter bieten sogenannte «Network Attached Storage»-Systeme (kurz NAS) die Möglichkeit von Mini-Servern. Im Bereich der NAS-Technologie bietet die Firma Synology sehr ausgereifte und benutzerfreundliche Systeme. Bei den beiden Optionen gilt es grundsätzlich abzuwägen zwischen:

  • Cloud-Services: abhängig von Provider (meist im Ausland) und dessen AGBs und Preissetzung.
  • NAS: technisch aufwendigere Installation und Erneuerungskosten.

Achtung: Bei allen Varianten ist darauf zu achten, dass eine genügend grosse Bandbreite im Up- wie Download-Bereich besteht. Optimal ist ein 1-Giga-Bit-Anschluss über UPC oder ein Glasfasernetz.

Arbeitsorganisation/Projektmanagement
Im Bereich Arbeitsorganisation gibt es eine Vielzahl von Tools, die Lösungen zu Themen wie Arbeitszeiterfassung, Projektplanung oder Spesenprozesse bieten. Eine Auflistung der relevantesten Applikationen finden Sie hier:

  • Clockodo: ein webbasiertes Stundenerfassungstool, das die Arbeitszeit live erfasst oder im Nachhinein einträgt. Berichte lassen sich anpassen und als PDF oder CSV exportieren.
  • Microsoft Forms: ein in Office 365 enthaltenes Tool, welches in Kombination mit Excel Online eine sehr individualisierte Erfassung von Spesen und Arbeitsstunden ermöglicht. Die gewonnene Freiheit kommt jedoch mit einem Mehraufwand bei der Aufsetzung des Tools daher.
  • Smartsheet: ein tabellenbasiertes All-in-one-Online-Tool, das sowohl zum Projekt-Management eingesetzt werden kann als auch zur Erfassung von Arbeitszeiten und Spesen mithilfe von Formularen.
  • Zoho: Online und via App können Spesen schnell und unkompliziert erfasst werden. Das Tool sticht heraus mit günstigen Angeboten für kleine Betriebe.
  • Xpenses: das Spesenmanagement-Tool der Schweizer Softwarefirma soreco, welches Belege direkt mit der Smartphone-Kamera erfasst.

Vorgehen
Und wie gehen Sie jetzt konkret vor? Wir empfehlen die folgenden sechs Schritte:

  1. Sie setzen meist an einem konkreten Bedarf an. Definieren Sie diesen und halten Sie die Anforderungen fest.
  2. Planen Sie etwas weiter und überlegen Sie sich, welche weiteren Themen in den nächsten 2–4 Jahren auf Sie zukommen werden, halten Sie auch das fest.
  3. Sprechen Sie mit neutralen Personen, welche Ihnen eine ehrliche Rückmeldung geben über Ihre eigene Beurteilung.
  4. Suchen Sie, ggf. über einen Dienstleister, nach zwei bis drei optimalen Lösungsvarianten und lassen Sie Testversionen aufsetzen.
  5. Beurteilen Sie und eine neutrale Person die Test­versionen und wählen Sie eine aus.
  6. Setzen Sie das System auf und planen Sie die schrittweise Lancierung.  

Wir unterstützen Sie gerne bei Ihren Überlegungen – melden Sie sich bei unserem Partner-Team.

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